隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，中小企業(yè)所面臨的競(jìng)爭(zhēng)比以往更加激烈，產(chǎn)品價(jià)格不斷降低，企業(yè)的利潤(rùn)也隨之不斷縮水。企業(yè)要想提高利潤(rùn)，獲得更好的發(fā)展，就必須“開(kāi)源節(jié)流”，開(kāi)源是根本，節(jié)流是必須。然而在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，想要開(kāi)源絕非一朝一夕之功，而與此同時(shí)，企業(yè)的費(fèi)用仍然在大把大把的往外花，我們見(jiàn)過(guò)每天都不賺錢(qián)的企業(yè)，但沒(méi)有見(jiàn)過(guò)每天不花錢(qián)的企業(yè)。

當(dāng)前的趨勢(shì)就是，70%的企業(yè)成本在上升，并且在未來(lái)一到兩年，會(huì)有更多的企業(yè)加入到成本上升的行列。很顯然，企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到成本管理在企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中的重要性，并且隨著企業(yè)不斷發(fā)展成熟，管理越來(lái)越規(guī)范，越來(lái)越完善，已經(jīng)有很多企業(yè)開(kāi)始通過(guò)費(fèi)用預(yù)算的方式在對(duì)企業(yè)的費(fèi)用進(jìn)行管理，期望能夠藉此有效的降低企業(yè)費(fèi)用。

然而，企業(yè)在對(duì)費(fèi)用預(yù)算的管理實(shí)踐中，卻面臨著諸多挑戰(zhàn)。

預(yù)算失衡，資金流向不明，管理者不了解錢(qián)究竟花在何處；各地廣告投放和市場(chǎng)推廣活動(dòng)不盡相同，推廣組合形式復(fù)雜且變化多樣，變動(dòng)費(fèi)用難以監(jiān)管；固定辦公費(fèi)用中存在大量浪費(fèi)，如何杜絕浪費(fèi)成為困擾管理人員的難題。

手工管理的操作方式效率低下，費(fèi)用報(bào)銷的審批周期冗長(zhǎng)，存在大量重復(fù)勞動(dòng)。員工報(bào)銷需多個(gè)部門(mén)審批以及主管簽字核準(zhǔn)，一旦相關(guān)人員出差在外，流程常常被迫中斷；紙質(zhì)單據(jù)審批完成后，財(cái)務(wù)還需要將單據(jù)逐一輸入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，整個(gè)報(bào)銷過(guò)程充斥大量重復(fù)勞動(dòng)；遇突發(fā)狀況需要緊急追加預(yù)算，手工操作不能及時(shí)響應(yīng)。
很多企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)管控不正規(guī)，對(duì)要發(fā)生的費(fèi)用不清楚，業(yè)務(wù)部門(mén)要錢(qián)，老板拍腦門(mén)決定；主管進(jìn)行費(fèi)用審批時(shí)，由于無(wú)法及時(shí)得到有效的數(shù)據(jù)支持而無(wú)從判斷費(fèi)用開(kāi)支的合理性；資金流向不明，管理者很難清楚了解錢(qián)究竟花在何處；當(dāng)費(fèi)用發(fā)生了，員工來(lái)要錢(qián)報(bào)銷的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)這些費(fèi)用與企業(yè)財(cái)務(wù)制度并不相符，從財(cái)務(wù)崗位職責(zé)來(lái)說(shuō)并不應(yīng)該給員工報(bào)銷，但費(fèi)用已經(jīng)發(fā)生，于是有些時(shí)候面對(duì)這些違反制度的費(fèi)用支出只能睜一只眼閉一只眼，財(cái)務(wù)在整個(gè)費(fèi)用管理的過(guò)程中只是做了出納的工作，但出問(wèn)題后，財(cái)務(wù)卻要擔(dān)大部分責(zé)任。從而財(cái)務(wù)部總是處在上下為難的困境中，上級(jí)認(rèn)為財(cái)務(wù)部沒(méi)管好，業(yè)務(wù)部門(mén)認(rèn)為財(cái)務(wù)部管不好，公司內(nèi)部的爭(zhēng)執(zhí)在所難免。

如何才能夠切實(shí)有效地控制企業(yè)的費(fèi)用支出？為什么公司每個(gè)月各部門(mén)的費(fèi)用開(kāi)支依然很多？公司員工的每筆報(bào)銷費(fèi)用是否合理，每分錢(qián)是否都用到了實(shí)處？信息化的手段是一個(gè)必經(jīng)之路。有的企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，并開(kāi)始嘗試著通過(guò)信息化的手段，來(lái)對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行管理。

而在軟件的選擇上，當(dāng)前市面上有兩個(gè)概念的產(chǎn)品，一種是全面預(yù)算管理軟件，一種是以政務(wù)OA費(fèi)用管理系統(tǒng)為代表的專門(mén)針對(duì)費(fèi)用預(yù)算管理而研發(fā)的管理系統(tǒng)。

全面預(yù)算管理軟件主要服務(wù)于大型集團(tuán)企業(yè)，中小企業(yè)在全面預(yù)算管理信息化方面面臨的種種困境，讓中小企業(yè)不得不將全面預(yù)算管理軟件視為“雞肋”。對(duì)于規(guī)模較小，業(yè)務(wù)類型比較單一的中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，在管理理念方面與大型集團(tuán)企業(yè)相比，往往存在較大的差距。所以，中小企業(yè)客戶希望軟件供應(yīng)商首先能夠協(xié)助其在管理理念上取得提高，為自己日后發(fā)展壯大打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。調(diào)查中不少中小企業(yè)強(qiáng)烈渴望能夠得到以企業(yè)戰(zhàn)略為基礎(chǔ)的預(yù)算管理實(shí)施咨詢，全面預(yù)算只有站在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度才能適應(yīng)企業(yè)不斷發(fā)展的實(shí)際需要；為企業(yè)提供能夠面向市場(chǎng)的預(yù)算編制，使其預(yù)算方案能夠經(jīng)得起市場(chǎng)的考驗(yàn)；根據(jù)企業(yè)所屬的具體行業(yè)提供真正適合企業(yè)的預(yù)算管理方法。

解決之道

為了對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行有效管理、保證費(fèi)用預(yù)算的良好執(zhí)行，必須有一套行之有效的、適合中小企業(yè)實(shí)際情況的、方便易用的費(fèi)用預(yù)算管理系統(tǒng)作為支撐。

通過(guò)合理的編制預(yù)算，并由系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算執(zhí)行的實(shí)時(shí)控制，從而規(guī)范企業(yè)的日常開(kāi)支，并將費(fèi)用的管理方式由事后控制向事前的合理性審核轉(zhuǎn)移。靈活的公文系統(tǒng)配置，可以支持多級(jí)審批、交叉審批，預(yù)算內(nèi)審批、超預(yù)算審批、無(wú)預(yù)算審批等多種審批流程，既能幫助企業(yè)根據(jù)戰(zhàn)略部署，嚴(yán)格規(guī)范各項(xiàng)費(fèi)用的審核流程，又能滿足企業(yè)復(fù)雜的審核要求，同時(shí)也明確了各個(gè)環(huán)節(jié)的費(fèi)用控制責(zé)任。

員工可以在線填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)和報(bào)銷的單據(jù)，并提交審批，系統(tǒng)按照預(yù)先設(shè)置好的流程和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)在線自動(dòng)流轉(zhuǎn)；在政務(wù)OA系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)可以在線快速對(duì)單據(jù)進(jìn)行審批，并最終到達(dá)財(cái)務(wù)；財(cái)務(wù)人員可以直接支付給員工現(xiàn)金，也可以根據(jù)單據(jù)中提交的銀行信息，迅捷的將款項(xiàng)轉(zhuǎn)賬至員工的銀行卡中，這樣，即使員工不在公司，也能快速收到款項(xiàng)，從而消除了管理的時(shí)間和空間限制。

同時(shí)，系統(tǒng)可以在業(yè)務(wù)申報(bào)、審批以及支付等不同階段及時(shí)提供預(yù)算數(shù)據(jù)、控制標(biāo)準(zhǔn)以和實(shí)際數(shù)據(jù)的對(duì)比差異，并支持在線查詢相關(guān)表單和數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用、資金支出的事前事中控制，從源頭避免費(fèi)用超支，有效監(jiān)控費(fèi)用支出，提高報(bào)銷效率。

通過(guò)費(fèi)用預(yù)算管理系統(tǒng)的使用，能夠有效提高費(fèi)用管理工作的效率。報(bào)銷時(shí)，員工不再需要拿著單據(jù)在各審批人、財(cái)務(wù)部門(mén)之間來(lái)回折返，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將單據(jù)流轉(zhuǎn)至下一個(gè)審批人，并通過(guò)系統(tǒng)信息、短息等多種方式提醒審批人及時(shí)進(jìn)行辦理，直至財(cái)務(wù)部門(mén)通知員工領(lǐng)款，或按照預(yù)先設(shè)定的銀行信息，直接將報(bào)銷款轉(zhuǎn)賬至員工的銀行卡中。這樣，既能減少報(bào)銷員工無(wú)謂的時(shí)間消耗，而且即使審批者出差在外，只要可以上網(wǎng)，也能及時(shí)處理待審批單據(jù)，而不會(huì)影響報(bào)銷流程的運(yùn)轉(zhuǎn)，從而讓整個(gè)報(bào)銷工作的效率明顯提升。

同時(shí)，系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確翔實(shí)的記錄費(fèi)用的整個(gè)管理過(guò)程中的數(shù)據(jù)，并且通過(guò)一定的權(quán)限控制，以達(dá)到讓不同的人看不同的數(shù)據(jù)的目的，各得其所。普通員工可以查看自己填寫(xiě)的單據(jù)當(dāng)前的流程處理情況，并適時(shí)提醒辦理人及時(shí)進(jìn)行處理，也可以查看自己之前所有的費(fèi)用報(bào)銷紀(jì)錄詳情；部門(mén)在政務(wù)OA系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)系統(tǒng)能夠查詢到自己需要辦理的單據(jù)，并按照優(yōu)先級(jí)別進(jìn)行辦理，同時(shí)可以查看自己權(quán)限范圍之內(nèi)的部門(mén)、項(xiàng)目的所有的費(fèi)用發(fā)生記錄，及預(yù)算執(zhí)行情況，能夠準(zhǔn)確的費(fèi)用的花費(fèi)是否達(dá)到了預(yù)期的效果；公司高層可查看公司費(fèi)用預(yù)算的整體執(zhí)行情況，也能夠詳細(xì)的了解每一筆支出的用途；通過(guò)借款和費(fèi)用的綜合分析報(bào)表以及費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行分析，分析全年的預(yù)算執(zhí)行情況，能夠?yàn)椴块T(mén)在政務(wù)OA系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)、公司高層制定來(lái)年的費(fèi)用預(yù)算提供參考依據(jù)，從而使得預(yù)算的編制更加準(zhǔn)確，切實(shí)達(dá)到控制企業(yè)總體運(yùn)營(yíng)成本的效果。

政務(wù)OA作為國(guó)內(nèi)協(xié)同協(xié)同管理軟件專業(yè)廠商，其費(fèi)用管理系統(tǒng)以協(xié)同管理平臺(tái)為技術(shù)支持，以信息共享為基礎(chǔ)，以“協(xié)同控制”為核心，從費(fèi)用的申請(qǐng)開(kāi)始，到每一步費(fèi)用的審批，有效區(qū)分超支費(fèi)用、預(yù)算外費(fèi)用，并且重點(diǎn)把控并盡量減少超支和杜絕預(yù)算外費(fèi)用的發(fā)生。在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，秉承要報(bào)銷必須先有申請(qǐng)，嚴(yán)格控制報(bào)銷金額超申請(qǐng)的現(xiàn)象，從而從整體上有效把控費(fèi)用的開(kāi)銷，幫助企業(yè)對(duì)費(fèi)用的管控方式由“粗放式管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤熬_管理”。

 系統(tǒng)提供靈活的功能，可同時(shí)滿足“先申請(qǐng)后報(bào)銷”和“直接報(bào)銷”兩種模式，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用申請(qǐng)、報(bào)銷的超支、預(yù)算外預(yù)警控制，解決預(yù)算審批難、控制難的問(wèn)題，并且解決了部分特殊費(fèi)用或公共費(fèi)用分?jǐn)倖?wèn)題。在政務(wù)OA系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)管理駕駛艙所呈現(xiàn)的生動(dòng)翔實(shí)的數(shù)據(jù)，可誰(shuí)是掌握費(fèi)用現(xiàn)狀。系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)方式基于b/s架構(gòu)，靈活易用，實(shí)現(xiàn)成本低，且可通過(guò)手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)終端進(jìn)行審批，讓出差中的在政務(wù)OA系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)輕松辦公。

 通過(guò)使用政務(wù)OA費(fèi)用管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)真正將企業(yè)全員納入費(fèi)用管控的過(guò)程中，幫助企業(yè)建立以過(guò)程控制為主的費(fèi)用控制機(jī)制，使企業(yè)能夠集中控制分支機(jī)構(gòu)的費(fèi)用支出，將每筆費(fèi)用的管控過(guò)程記錄在案，有據(jù)可查，在政務(wù)OA系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)可實(shí)時(shí)查詢費(fèi)用執(zhí)行狀況。

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